Le siège social de toute entreprise dispose d’une adresse qui peut relever d’un véritable choix stratégique pour l’entreprise. Afin d’obtenir l’adresse postale qui sera la plus à même de profiter à votre entreprise, la solution couramment choisie est la domiciliation.
Qu’est-ce que la domiciliation commerciale ?
Domicilier son entreprise, c’est obtenir une adresse postale qui se veut plus professionnelle et parfois plus prestigieuse que l’adresse où se situe réellement l’entreprise, mais aussi l’opportunité de recevoir ses clients dans un lieu plus adapté que vos propres locaux. Le principe de la domiciliation d’entreprise est régi par le décret n° 85-1280 du 5 Juillet 1985.
Le principal avantage que l’on peut voir dans le fait de domicilier son entreprise, c’est le prestige d’un adresse, qui peut s’avérer très avantageuse fasse à un organisme financier par exemple. Un plus grand sérieux et une meilleure pérennité sont donc les clés de la domiciliation d’entreprise.
L’offre commerciale des entreprises de domiciliation ne se limite pas à fournir une adresse, mais s’accompagne souvent de services comme la récupération du courrier ou encore la location de bureau à la journée.
Pour choisir votre société de domiciliation, nous ne pouvons donc que vous conseiller de prendre en considération l’éventail des services proposés, surtout concernant un accompagnement de votre propre entreprise. Les labels de qualité dont elle peut éventuellement se prévaloir sont très importants également : le label du SNCAED (Syndicat National des Centres d’Affaires et de Domiciliation) est signe d’engagement sur une charte qualité.
Pour une jeune entreprise, ou une entreprise en quête de flexibilité, la domiciliation permet de limiter des coûts fixes, voire même de les transformer en coûts variables. L’exemple de l’immobilier est particulièrement pertinent. Grâce à la domiciliation, vous pouvez vous affranchir d’un bail 3/6/9 plutôt contraignant (voir le dossier y afférent), et ne payez que pour le nombre de mètres carrés dont vous avez réellement besoin.
A qui s'adresse la domiciliation commerciale ?
Dans la mesure où une entreprise est immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés, elle est libre de choisir pour siège social soit un local commercial, qu’il soit loué ou acheté, soit le domicile personnel du représentant de l’entreprise, dans la limite de cinq ans si le bail interdit une tel domiciliation, soit une domiciliation collective dans les locaux d’une autre entreprise ou grâce à une société de domiciliation.
Notez que seules les personnes morales ont droit à une domiciliation commerciale. Par suite, depuis la loi Dutreil du 1er août 2003, les entreprises individuelles n’ont plus le droit d’avoir recours à une entreprise de domiciliation d’entreprise. En revanche, aucune interdiction ne plane sur les autres formes sociales (SA, SAS, EURL, SARL, etc.).
Quels sont les avantages de la domiciliation commerciale ?
Dans le cadre d’une jeune entreprise, venant d’être créée, on comprend aisément que l’entrepreneur puisse ne pas avoir besoin de locaux commerciaux, ou même ne pas avoir les moyens financiers. Le besoin de flexibilité et de minorer les risques et frais liés à la création d’entreprise justifient la domiciliation. L’entrepreneur s’affranchit alors d’un bail commercial contraignant, de charges liées à l’utilisation d’un local, etc.
Au-delà de l’aspect financier non négligeable, la domiciliation fournit également une adresse qui peut figurer un atout non négligeable pour une entreprise. En effet, opter pour une adresse prestigieuse sur une grande avenue parisienne contribuera à développer la crédibilité de l’entreprise. Selon le secteur d’activité, l’adresse peut également procurer une certaine légitimité.
La protection de la vie privée du représentant d’entreprise auprès du Registre du Commerce et des Sociétés est également assurée grâce à la domiciliation. Il est effectivement possible de domicilier son entreprise à l’adresse du représentant, mais sachant que cette adresse doit figurer dans tous les documents administratifs, tels que les fiches de paie, les factures ou papiers à en-tête, il est évidemment plus prudent de ne pas fournir une adresse personnelle, notamment en cas de litige avec un client. De plus, en cas de changement de domicile du représentant, le transfert de siège de la société engendre des coûts liés à de lourdes démarches administratives.
Domicilier son entreprise permet donc la création d’entreprise dans un cadre légal et sûr, évacuant un certain nombre de risques et coûts divers.
Quels en sont les inconvénients ?
Le principal inconvénient est, bien entendu, que l’entreprise n’est pas dans ses propres locaux, et donc reste en quelque sorte « chez les autres », d’où des craintes justifiées de détérioration du matériel par exemple. De plus, la domiciliation n’est pas gratuite, et plus une adresse est prestigieuse, plus le coût de la domiciliation est conséquent. Enfin, le partage de bureaux peut déboucher sur une situation de dépendance. Veillez donc bien à conserver votre indépendance.
Les obligations liées à la domiciliation commerciale
Extrait du Décret n° 85-1280 du 5 décembre 1985
Toute personne qui installe, dans des locaux occupés en commun par une ou plusieurs entreprises le siège de son entreprise ou lorsque ce siège est situé à l'étranger, une agence, une succursale ou une représentation, présente à l'appui de sa demande d'immatriculation, le contrat de domiciliation conclu à cet effet avec le propriétaire ou le titulaire du bail de ces locaux. Dans ce contrat qui revêt la forme écrite et doit être stipulé pour une durée d'au moins trois mois renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation, les parties s'engagent à respecter les conditions suivantes :
Le domiciliataire doit, durant l'occupation des locaux, être immatriculé au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers, toutefois, cette condition, n'est pas requise si le domiciliataire est une personne morale française de droit public. Le domiciliataire met à la disposition de la personne domiciliée des locaux permettant une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise et de l'installation des services nécessaires à la tenue, à la conservation et à la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements. Le domiciliataire s'oblige à informer le greffier du tribunal, à l'expiration du contrat ou en cas de résiliation de celui-ci, de la cessation de la domiciliation de l'entreprise dans ses locaux.
La personne domiciliée prend l'engagement d'utiliser effectivement et exclusivement les locaux, soit comme siège de l'entreprise, soit si le siège est situé à l'étranger comme agence, succursale ou représentation. Elle se déclare tenue d'informer le domiciliataire de toute modification concernant son activité. Elle prend ou outre l'engagement de déclarer, s'il s'agit d'une personne physique, tout changement relatif à son état civil et son domicile personnel, et s'il s'agit d'une personne morale, tout changement relatif à sa forme juridique et son objet, ainsi qu'au nom et au domicile personnel des personnes ayant le pouvoir général de l'engager. La personne domiciliée donne mandat au domiciliataire qui l'accepte de recevoir en son nom toute notification.
Mentions obligatoires dans un contrat de domiciliation commerciale
Comme vu précédemment, un contrat de domiciliation commerciale offre nombre d’avantages aussi bien en termes juridiques que fiscaux.
Un contrat de domiciliation d'entreprise représente des avantages certains tant au niveau fiscal qu'au niveau juridique. Sur le point de vue de la gestion de l'entreprise, des allégements sont également constatés. Cependant, comme dans tout contrat, il faut prêter un oeil attentif à ce document avant de le signer.
Dans un contrat de domiciliation commerciale, doivent apparaître plusieurs points essentiels qui conditionneront les relations entre domiciliataire et domicilié. Les mentions obligatoires sont les suivantes :
• La mention des raisons sociales ou noms des deux parties, avec coordonnées, n° de RCS et représentant légal
• L'adresse de domiciliation de l'entreprise
• La définition des prestations fournies (adresse professionnelle établie au..., réception et tri du courrier, etc.)
• Le mode de fonctionnement de chaque prestation
• Les obligations du domicilié (fourniture des justificatifs nécessaires, communication au JO, etc.)
• La durée du contrat (en théorie 3 mois, renouvelable par tacite reconduction par période de 3 mois)
• Le tarif des prestations, la périodicité des réglements et les raisons de surfacturation
• La mention du dépôt de garantie comme dans tout bail commercial
• Les modalités de rupture de contrat par l'une ou l'autre partie ainsi que les clauses résolutoires (à examiner à la loupe...)
• Une déclaration sur l'honneur si besoin
• Nombre d'exemplaires, signatures et date
Nous vous conseillons également de faire appel à un professionnel de la fonction juridique si vous doutez de quoi que soit. Seul un professionnel pourra déterminer si le contrat est réalisé en bonne et due forme et s'il n'est pas caduc.
Domiciliation d’une société au domicile de son gérant
Les domiciliations d’une société au domicile de son dirigeant se multiplient ces derniers temps, en particulier grâce au « boom » de l’auto-entrepreneur, mais aussi car des modifications ont été apportées à ce système, le rendant plus sécurisé. Point sur ce type de domiciliation.
Tout d’abord, ce système porte bien son nom : la société peut être exclusivement domiciliée au domicile de son représentant légal. Cela signifie que si des changements sont effectués à la tête de la société, celle-ci devra trouver un autre toit, chez son nouveau dirigeant par exemple, ou dans un centre d’affaires. Elle pourra bien sûr également faire appel à une société de domiciliation.
La société ou l’entreprise individuelle pourra recevoir des clients à son siège si celui-ci est situé dans la résidence de son gérant à condition qu’aucune mention dans le bail ou dans le règlement de la copropriété ne l’en empêche. De même, le propriétaire doit être au courant de l’utilisation précise des locaux.
La loi 2003-721 du 1er août 2003 a solidifié ce système. Auparavant, il y avait une certaine « confusion des patrimoines » pour les entrepreneurs individuels : en cas de soucis financiers au sein de l’entreprise, la résidence principale du gérant pouvait être saisie. Il peut désormais faire une déclaration d’insaisissabilité devant un notaire, et ainsi protéger son patrimoine.
